Checkliste: Vorbereitung von Videokonferenzen – organisatorisch

Zusammenfassung

Dies ist eine Checkliste zur organisatorischen Vorbereitung digitaler Videokonferenzen.

Checkliste: Vorbereitung von Videokonferenzen – organisatorisch

Vor der Einladung

  • Bereitschaft der Verantwortlichen klären
  • Technische Ausstattung der Teilnehmenden einschätzen/abfragen (Internetfähiges Endgerät vorhanden? Möglichst Computer oder Laptop, weil bequemer, aber Tablet oder Smartphone reichen theoretisch aus)
  • Konferenztool / digitale Plattform auswählen (Zoom Meeting oder Webinar, BigBlueButton, MS-Teams, Whereby, Jitsi, SpatialChat, WonderMe, WorkAdventure)
    Checkliste Plattformen
  • Erstellung der Konferenzunterlagen (Einladung mit Agenda, Anträgen, Vorlagen etc.), Bereitstellung in einer digitalen Cloudumgebung (Nextcloud, OneDrive, Dropbox, Google Drive etc.)
  • Möglichkeiten der inhaltlichen Beteiligung und Zusammenarbeit der TN klären
    Checkliste zu kollaborativen Tools
  • Rollen während der Konferenz klären
    Checkliste zu Rollen
  • ggf. Termin für einen Testlauf festlegen
  • Ansprechpartner*in für die Teilnehmenden im Vorfeld der Konferenz festlegen (für technische und inhaltliche Fragen)
  • rechtzeitige Ankündigung der Konferenz auf verschiedenen Kanälen planen (z.B. “Save the Date” Email, Ankündigung auf Website, Social Media Kanälen, ggf. Kommunikationsforen etc.)

 

Vor der Konferenz

  • Kommunikation im Projektteam während der Konferenz vereinbaren (Empfehlung, einen parallelen Kommunikationskanal für schnelle Absprachen zu öffnen, z.B. Messengerdienst, Slack, Signal, Teams, … je nachdem was vorhanden)
  • Absprachen für eventuelle Schwierigkeiten treffen (Wer startet die Konferenz, wenn bei der*m Moderator*in das Internet ausfällt etc.?
  • Ablauf der Konferenz detailliert klären, wenn möglich in einem für das Team digital einsehbarem Skript mit folgenden Informationen:
    • Zeitpunkt und Dauer des Punktes
    • Moderation / Verantwortliche*r
    • kurze Inhaltsangabe
    • wenn Präsentation, welche Folien oder slides
  • Wahlen / Abstimmungen vorbereiten
  • Meeting im Konferenztool / in digitaler Plattform anlegen

    • 30 min Zeit vor Start einberechnen (Techniktest der Teilnehmer*innen)
    • 30 min nach Ende einberechnen (Nachfragen, falls unpünktliches Ende; Inhalte und Aufzeichnung sichern)
  • Einwahldaten + Infos an Teilnehmer*innen versenden
  • ggf. Teilnehmendenregistrierung vorbereiten
  • Technisches Back-Up bereithalten (zusätzlicher Laptop)

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