Checkliste: Vorbereitung von Videokonferenzen – organisatorisch

Zusammenfassung

Dies ist eine Checkliste zur organisatorischen Vorbereitung digitaler Videokonferenzen.

Bereitschaft der Verantwortlichen klären
Technische Ausstattung der Teilnehmenden einschätzen/abfragen (Internetfähiges Endgerät vorhanden? Möglichst Computer oder Laptop, weil bequemer, aber Tablet oder Smartphone reichen theoretisch aus)
Konferenztool / digitale Plattform auswählen (Zoom Meeting oder Webinar, BigBlueButton, MS-Teams, Whereby, Jitsi, SpatialChat, WonderMe, WorkAdventure)
Checkliste Plattformen
Erstellung der Konferenzunterlagen (Einladung mit Agenda, Anträgen, Vorlagen etc.), Bereitstellung in einer digitalen Cloudumgebung (Nextcloud, OneDrive, Dropbox, Google Drive etc.)
Möglichkeiten der inhaltlichen Beteiligung und Zusammenarbeit der TN klären
Checkliste zu kollaborativen Tools
Rollen während der Konferenz klären
Checkliste zu Rollen
ggf. Termin für einen Testlauf festlegen
Ansprechpartner*in für die Teilnehmenden im Vorfeld der Konferenz festlegen (für technische und inhaltliche Fragen)
rechtzeitige Ankündigung der Konferenz auf verschiedenen Kanälen planen (z.B. “Save the Date” Email, Ankündigung auf Website, Social Media Kanälen, ggf. Kommunikationsforen etc.)

Kommunikation im Projektteam während der Konferenz vereinbaren (Empfehlung, einen parallelen Kommunikationskanal für schnelle Absprachen zu öffnen, z.B. Messengerdienst, Slack, Signal, Teams, … je nachdem was vorhanden)
Absprachen für eventuelle Schwierigkeiten treffen (Wer startet die Konferenz, wenn bei der*m Moderator*in das Internet ausfällt etc.?
Ablauf der Konferenz detailliert klären, wenn möglich in einem für das Team digital einsehbarem Skript mit folgenden Informationen:
- Zeitpunkt und Dauer des Punktes
- Moderation / Verantwortliche*r
- kurze Inhaltsangabe
- wenn Präsentation, welche Folien oder slides
Wahlen / Abstimmungen vorbereiten
Meeting im Konferenztool / in digitaler Plattform anlegen
- 30 min Zeit vor Start einberechnen (Techniktest der Teilnehmer*innen)
- 30 min nach Ende einberechnen (Nachfragen, falls unpünktliches Ende; Inhalte und Aufzeichnung sichern)
Einwahldaten + Infos an Teilnehmer*innen versenden
- Hinweis, dass Raum 30 min vorab offen ist, damit die Audio- und Webcam-Einstellungen getestet werden kann
- ggf. Hinweis auf Aufzeichnung
- Anleitung zur Vorbereitung (detaillierte Checkliste für die Vorbereitung von Videokonferenzen für Teilnehmende)
ggf. Teilnehmendenregistrierung vorbereiten
Technisches Back-Up bereithalten (zusätzlicher Laptop)