Checkliste: Vorbereitung von Videokonferenzen – organisatorisch

Zusammenfassung

Dies ist eine Checkliste zur organisatorischen Vorbereitung digitaler Videokonferenzen.

Checkliste: Vorbereitung von Videokonferenzen – organisatorisch

Vor der Einladung

• Bereitschaft der Verantwortlichen klären
• Technische Ausstattung der Teilnehmenden einschätzen/abfragen (Internetfähiges Endgerät vorhanden? Möglichst Computer oder Laptop, weil bequemer, aber Tablet oder Smartphone reichen theoretisch aus)
• Konferenztool / digitale Plattform auswählen (Zoom Meeting oder Webinar, BigBlueButton, MS-Teams, Whereby, Jitsi, SpatialChat, WonderMe, WorkAdventure)
  Checkliste Plattformen
• Erstellung der Konferenzunterlagen (Einladung mit Agenda, Anträgen, Vorlagen etc.), Bereitstellung in einer digitalen Cloudumgebung (Nextcloud, OneDrive, Dropbox, Google Drive etc.)
• Möglichkeiten der inhaltlichen Beteiligung und Zusammenarbeit der TN klären
  Checkliste zu kollaborativen Tools
• Rollen während der Konferenz klären
  Checkliste zu Rollen
• ggf. Termin für einen Testlauf festlegen
• Ansprechpartner*in für die Teilnehmenden im Vorfeld der Konferenz festlegen (für technische und inhaltliche Fragen)
• rechtzeitige Ankündigung der Konferenz auf verschiedenen Kanälen planen (z.B. “Save the Date” Email, Ankündigung auf Website, Social Media Kanälen, ggf. Kommunikationsforen etc.)

Vor der Konferenz

• Kommunikation im Projektteam während der Konferenz vereinbaren (Empfehlung, einen parallelen Kommunikationskanal für schnelle Absprachen zu öffnen, z.B. Messengerdienst, Slack, Signal, Teams, … je nachdem was vorhanden)
• Absprachen für eventuelle Schwierigkeiten treffen (Wer startet die Konferenz, wenn bei der*m Moderator*in das Internet ausfällt etc.?
• Ablauf der Konferenz detailliert klären, wenn möglich in einem für das Team digital einsehbarem Skript mit folgenden Informationen:
  • Zeitpunkt und Dauer des Punktes
  • Moderation / Verantwortliche*r
  • kurze Inhaltsangabe
  • wenn Präsentation, welche Folien oder slides
• Wahlen / Abstimmungen vorbereiten
• Meeting im Konferenztool / in digitaler Plattform anlegen
  
  • 30 min Zeit vor Start einberechnen (Techniktest der Teilnehmer*innen)
  • 30 min nach Ende einberechnen (Nachfragen, falls unpünktliches Ende; Inhalte und Aufzeichnung sichern)
• Einwahldaten + Infos an Teilnehmer*innen versenden
  • Hinweis, dass Raum 30 min vorab offen ist, damit die Audio- und Webcam-Einstellungen getestet werden kann
  • ggf. Hinweis auf Aufzeichnung
  • Anleitung zur Vorbereitung (detaillierte Checkliste für die Vorbereitung von Videokonferenzen für Teilnehmende)
• ggf. Teilnehmendenregistrierung vorbereiten
• Technisches Back-Up bereithalten (zusätzlicher Laptop)